Última actualización: 19 de mayo de 2025
1. Responsable del Tratamiento
SUPROKOM SAS
NIT: 900.319.774-8
Dirección: CR 26 Vía al Magdalena 105-172 BG 1, Zona Industrial Juanchito, Colombia
Correo de contacto: aplicaciones@suprokom.com
2. Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de nuestro servicio de mensajería
por WhatsApp Business (en adelante "el Servicio"), operado mediante la plataforma de Meta y proveedores
autorizados (Business Solution Providers). El Servicio forma parte de nuestro Sistema de Gestión de Transporte
(TMS) para la coordinación logística de despachos y entregas.
3. Datos que Recopilamos
A través de la interacción con nuestro canal de WhatsApp, recopilamos únicamente:
- Número de teléfono móvil (proporcionado por el usuario al iniciar la conversación)
- Nombre del contacto (según el perfil de WhatsApp del usuario)
- Información de pedidos y guías de transporte (número de guía, estado del envío, dirección
de entrega, datos del destinatario) vinculada al número de teléfono
- Contenido de los mensajes intercambiados dentro de la conversación de WhatsApp con nuestro
servicio
No recopilamos datos de ubicación en tiempo real, datos financieros, contraseñas, ni
información de menores de edad de forma deliberada.
4. Finalidad del Tratamiento
Los datos personales son tratados exclusivamente para:
- Enviar notificaciones sobre el estado de guías de transporte (despacho, en ruta, entregado, novedad)
- Atender consultas del usuario sobre sus envíos mediante un agente automatizado de atención
- Coordinar entregas y gestionar novedades logísticas
- Mejorar la calidad del servicio de mensajería
5. Base Legal
El tratamiento se fundamenta en:
- Consentimiento: Al iniciar una conversación con nuestro canal de WhatsApp o al proporcionar
su número de contacto en un pedido, el usuario consiente el envío de notificaciones relacionadas con su
servicio de transporte.
- Ejecución contractual: El tratamiento es necesario para cumplir con el servicio de
transporte contratado.
- Ley 1581 de 2012 (Colombia) y su decreto reglamentario 1377 de 2013 sobre protección de
datos personales.
6. Compartición de Datos
Los datos personales pueden ser compartidos únicamente con:
- Meta Platforms, Inc. — como operador de la infraestructura de WhatsApp Business Platform
(sujeto a la Política
de Privacidad de WhatsApp)
- Proveedores de servicios tecnológicos (Business Solution Providers) que procesan mensajes
en nombre de SUPROKOM bajo acuerdos de confidencialidad
- Empresas transportadoras asociadas, exclusivamente para la coordinación de la entrega
correspondiente
No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales o publicitarios.
7. Retención de Datos
- Los mensajes y datos de interacción se conservan por un período máximo de 6 meses desde la
última interacción, salvo obligación legal que requiera un período mayor.
- Los datos vinculados a guías de transporte se conservan según los plazos legales aplicables al transporte de
mercancías en Colombia.
8. Seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:
- Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones
- Cifrado de extremo a extremo proporcionado por WhatsApp
- Acceso restringido a datos mediante roles y permisos
- Almacenamiento en servidores con acceso controlado
9. Derechos del Titular
De acuerdo con la legislación colombiana, usted tiene derecho a:
- Conocer los datos personales que tenemos sobre usted
- Actualizar o rectificar sus datos
- Solicitar la supresión de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos
- Revocar su consentimiento en cualquier momento
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Para ejercer estos derechos, escriba a: aplicaciones@suprokom.com
10. Uso de Inteligencia Artificial
Nuestro servicio puede utilizar un agente conversacional basado en inteligencia artificial para atender
consultas sobre el estado de envíos. Este agente:
- No toma decisiones automatizadas que afecten derechos del usuario
- Solo accede a información de guías de transporte vinculadas al número del usuario
- No almacena datos más allá de la sesión de conversación activa
11. Cambios a esta Política
Nos reservamos el derecho de actualizar esta política. Cualquier cambio será publicado en esta misma URL. Si
los cambios son sustanciales, se notificará a los usuarios activos.
12. Contacto
Last updated: May 19, 2025
1. Data Controller
SUPROKOM SAS
Tax ID (NIT): 900.319.774-8
Address: CR 26 Vía al Magdalena 105-172 BG 1, Zona Industrial Juanchito, Colombia
Contact email: aplicaciones@suprokom.com
2. Scope
This policy applies to the processing of personal data carried out through our WhatsApp Business messaging
service (hereinafter "the Service"), operated via Meta's platform and authorized Business Solution Providers.
The Service is part of our Transportation Management System (TMS) for logistics coordination of dispatches and
deliveries.
3. Data We Collect
Through interaction with our WhatsApp channel, we collect only:
- Mobile phone number (provided by the user when initiating the conversation)
- Contact name (as shown in the user's WhatsApp profile)
- Order and shipment tracking information (tracking number, shipment status, delivery
address, recipient data) linked to the phone number
- Message content exchanged within the WhatsApp conversation with our service
We do not collect real-time location data, financial data, passwords, or information from
minors intentionally.
4. Purpose of Data Processing
Personal data is processed exclusively to:
- Send notifications about shipment tracking status (dispatched, in transit, delivered, incident)
- Respond to user inquiries about their shipments through an automated service agent
- Coordinate deliveries and manage logistics incidents
- Improve the quality of the messaging service
5. Legal Basis
Data processing is based on:
- Consent: By initiating a conversation with our WhatsApp channel or providing a contact
number in an order, the user consents to receiving notifications related to their transportation service.
- Contractual performance: Processing is necessary to fulfill the contracted transportation
service.
- Colombian Law 1581 of 2012 and its regulatory decree 1377 of 2013 on personal data
protection.
6. Data Sharing
Personal data may be shared only with:
- Meta Platforms, Inc. — as operator of the WhatsApp Business Platform infrastructure
(subject to WhatsApp's
Privacy Policy)
- Technology service providers (Business Solution Providers) that process messages on behalf
of SUPROKOM under confidentiality agreements
- Associated carrier companies, exclusively for coordinating the corresponding delivery
We do not sell, rent, or transfer personal data to third parties for commercial or advertising purposes.
7. Data Retention
- Messages and interaction data are retained for a maximum period of 6 months from the last
interaction, unless a legal obligation requires a longer period.
- Data linked to shipment tracking is retained according to legal deadlines applicable to freight
transportation in Colombia.
8. Security
We implement technical and organizational measures to protect personal data, including:
- Encryption in transit (HTTPS/TLS) for all communications
- End-to-end encryption provided by WhatsApp
- Role-based access control and permissions
- Storage on servers with controlled access
9. Data Subject Rights
In accordance with Colombian law, you have the right to:
- Access the personal data we hold about you
- Update or rectify your data
- Request deletion of your data when there is no legal obligation to retain it
- Revoke your consent at any time
- File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce (SIC)
To exercise these rights, write to: aplicaciones@suprokom.com
10. Use of Artificial Intelligence
Our service may use a conversational agent based on artificial intelligence to answer inquiries about shipment
status. This agent:
- Does not make automated decisions that affect user rights
- Only accesses shipment tracking information linked to the user's phone number
- Does not store data beyond the active conversation session
11. Changes to this Policy
We reserve the right to update this policy. Any changes will be published at this same URL. If changes are
substantial, active users will be notified.
12. Contact